Ta strona wykorzystuje ciasteczka ("cookies") w celu zapewnienia maksymalnej wygody w korzystaniu z naszego serwisu. Czy wyrażasz na to zgodę?

Repozytorium

Przydatne informacje dotyczące umów cywilnoprawnych:

Zgodnie z literaturą oraz orzecznictwem sądowym uznaje się, że w wyniku zawarcia umowy o dzieło powstaje tzw. zobowiązanie rezultatu. Istotą dzieła wykonawcy jest nie samo działanie, ale konkretny jego rezultat w umówionej postaci. Dzieło może mieć postać materialną lub niematerialną, musi mieć indywidualny charakter oraz odpowiadać osobistym potrzebom zamawiającego.

Wytyczne dotyczące zawierania umów cywilnoprawnych w praktyce Uniwersytetu Warszawskiego. 

  • Umowę cywilnoprawną sporządza się w co najmniej trzech egzemplarzach, z czego:
    1) jeden egzemplarz przeznaczony jest dla strony, z którą UW zawiera umowę;
    2) dwa egzemplarze przeznaczone są dla UW.
  • Data zawarcia umowy nie może być późniejsza niż termin rozpoczęcia jej wykonywania.
  • Do umowy zlecenia każdorazowo należy załączyć wypełnione formularze zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej, takie jak ZUS ZUA, ZUS ZZA i ZUS ZWUA. Formularze ZUS należy dołączyć w przypadku podpisania umowy – zlecenia z:
    1) osobą nigdzie niezatrudnioną – ZUA i ZWUA
    2) osobą zatrudnionej poza UW – ZZA i ZWUA.

Formularz ZUS ZUA – Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej
Formularz ZUS ZWUA – Wyrejestrowanie z ubezpieczeń
Formularz ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych

Uwaga: W formularzach ZUS ubezpieczony zobowiązany będzie do podania informacji o wykonywanym zawodzie. W formularzu ZUS ZUA należy wypełnić pole 01 „Kod wykonywanego zawodu” w bloku X, natomiast w formularzu ZUS ZZA należy wypełnić pole 02 ,,Kod wykonywanego zawodu” w bloku V.

Katalog kodów wykonywanego zawodu, zgodny z klasyfikacją zawodów, która określona jest przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Uwaga! Umowy zlecenia, do których wymagane są druki ZUS, należy zawierać i dostarczyć do sekcji finansowych Wydziału, co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy przez Zleceniobiorcę (muszą być wpisane daty: zawarcia umowy i okres wykonywania pracy). Od dnia rozpoczęcia pracy przez Zleceniobiorcę, UW ma 7 dni na zgłoszenie Zleceniobiorcy do ZUS.

  • Do każdej umowy o dzieło wykonywanej etapami należy każdorazowo dołączyć szczegółowy harmonogram wykonywanych prac w ramach poszczególnych etapów. Do umowy o dzieło musi zostać dołączony protokół odbioru dzieła oraz specyfikacja dzieła.
  • Dopuszcza się zawarcie umowy cywilnoprawnej z pracownikiem UW. Projekt umowy cywilnoprawnej zawieranej z pracownikiem UW powinien zawierać oświadczenie pracownika, że przedmiot umowy będzie wykonywany poza obowiązującym czasem pracy oraz poza zakresem obowiązków, wynikającym ze stosunku pracy. Niedopuszczalne jest zawieranie umów cywilnoprawnych o świadczenie usług lub o wykonanie dzieła z pracownikami UW przebywającymi na zwolnieniach lekarskich lub urlopach dla poratowania zdrowia.
  • W umowach – zlecenia i o dzieło z pracownikami UW (jak i z emerytami zatrudnionymi nadal na UW) należy uwzględnić obowiązkowy ZUS (w wysokości 19,64% od kwoty brutto umowy), który dodatkowo obciąża koszty Wydziału.
  • Do umów ze studentami do 26 roku życia nie dolicza się ZUS-u.
  • Umowa z emerytem nigdzie nie zatrudnionym jest wolna od ZUS-u.
  • Rachunek do umowy należy dostarczyć do sekcji finansowej nie wcześniej niż ostatniego dnia zakończenia pracy. Przed datą zakończenia pracy rachunki nie będą przyjmowane do realizacji.
  • W przypadku zawierania umowy z podmiotem zamieszkałym lub mającym siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej do umowy załącza się certyfikat rezydencji.
  • Umowy należy zawierać wyłącznie w języku polskim, zasada ta dotyczy także wystawionych rachunków. Tłumaczenia udostępnione są jedynie w celu ułatwienia osobom obcojęzycznym zapoznania się z treścią podpisywanych dokumentów.

Wzory umów

Umowy zlecenia zawierane z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej 

Umowy zlecenia zawierane z osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, prowadzącą działalność gospodarczą

Umowy zlecenia, których przedmiotem jest prowadzenie zajęć dydaktycznych, zawierane z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

Umowy zlecenia, których przedmiotem jest prowadzenie zajęć dydaktycznych, zawierane z osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, prowadzącą działalność gospodarczą

Umowy o dzieło zawierane z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

Umowy o dzieło zawierane z osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, prowadzącą działalność gospodarczą

Umowy o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich zawierane z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

Umowy o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich zawierane z osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, prowadzącą działalność gospodarczą

Umowy o dzieło na recenzję w postępowaniu o nadanie stopnia doktora, zawierane z osobą niebędącą pracownikiem UW

Umowy o dzieło na recenzję w postępowaniu o nadanie stopnia doktora habilitowanego, zawierane z osobą niebędącą pracownikiem UW

Umowy zlecenia o opiekę naukową nad przygotowaniem rozprawy doktorskiej, zawierane z osobą niebędącą pracownikiem UW

Umowy zlecenia z członkiem komisji habilitacyjnej niebędącym pracownikiem UW

Umowy przewozu osób

Wyjazdy krajowe rozliczane są po powrocie na podstawie:

  • Wypełnionego polecenia wyjazdu służbowego: druk
  • Faktur wystawionych na dane UW:

Uniwersytet Warszawski
Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66

UWAGA: Termin na rozliczenie wyjazdu upływa 14 dni po powrocie.

W ramach rozliczenia wyjazdu krajowego można rozliczyć:

  • Dojazdy
    Zakup biletów:

Bilety na połączenia krajowe kupowane są przez pracowników naukowych we własnym zakresie. Bilety należy zachować do rozliczenia. Poniesione koszty zostaną zwrócone wraz z pozostałymi wydatkami rozliczanymi delegacją.

Rozliczenie:

Do rozliczenia potrzebne będą bilety kolejowe lub autobusowe, (ewentualnie faktury za zakup biletów). Jeśli bilety zostały opłacone przelewem, należy dołączyć potwierdzenie przelewu.

Rozliczenie dojazdu własnym samochodem jest możliwe wyłącznie po podpisaniu umowy o użytkowaniu pojazdu prywatnego do celów służbowych, wzór umowy  i  przedstawieniu ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówka

Uwaga: Pracownicy kierujący pojazdami służbowymi oraz pracownicy występujący o zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych zobowiązani są do wykonania dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy.

Zarządzenie Rektora UW nr 61: https://www.monitor.uw.edu.pl/Lists/Uchway/Attachments/4200/M.2017.239.Zarz.61.pdf

  • Noclegi
    Do rozliczenia noclegów potrzebna jest faktura wystawiona na dane Uniwersytetu Warszawskiego. Istnieje również możliwość rozliczenia noclegu ryczałtem. Wysokość ryczałtu wynosi 45zł/noc.
  • Diety
    Wysokość diety wynosi 30zł/dzień. Pełna dieta jest wypłacana wyłącznie wtedy, gdy ani organizator konferencji, ani hotel nie zapewnia posiłków. Jeżeli posiłki były zapewnione, dieta ulega zmniejszeniu o 7,50 zł w przypadku śniadań i kolacji, o 15 zł w przypadku obiadów.

UWAGA: Informację dotyczącą posiłków należy umieścić na dole druku delegacji (nie ma na to specjalnie przygotowanego miejsca).

  • Ryczałt komunikacyjny
    W przypadku korzystania z przejazdów komunikacją publiczną w miejscu delegacji, przysługuje ryczałt w wysokości 6zł/dzień. Do jego rozliczenia nie są potrzebne żadne dokumenty.
  • Opłata konferencyjna
    Podstawą do rozliczenia opłaty konferencyjnej jest faktura wystawiona na dane Uniwersytetu Warszawskiego. Jeżeli dokument nie został dostarczony wcześniej, należy ją dołączyć do wypełnionej delegacji, na której na dole druku należy umieścić informację o chęci otrzymania zwrotu na konto. Pracownicy nieetatowi (współpracujący w oparciu o umowę zlecenie lub dzieło), studenci oraz doktoranci powinni wpisać także swój numer konta.

Szczegółowe informacje dotyczące podróży zagranicznych: strona Biura Współpracy z Zagranicą UW

Zakup biletów i usługi wizowania

Firma WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wygrała przetarg nieograniczony na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych i autobusowych, promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów.

Pracownik, student, doktorant planujący zagraniczną podróż służbową powinien:

  • wypełnić wniosek wyjazdowy (sprawdzając wcześniej wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg)
  • zarezerwować bilet w WhyNotTravel i zamówić go za pomocą formularza zlecenie zakupu biletu lub zlecenie zakupu biletu tanią linią lotniczą
  • zarejestrować się w serwisie MSZ Odyseusz
    Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do korzystania z systemu Odyseusz wszystkich, którzy przebywają lub planują pobyt poza granicami Polski. W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną
  • ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej – ubezpieczenie obejmuje również zdarzenia powstałe wskutek zakażenia koronawirusem, w szczególności COVID-19, niezależnie od stanu ogłoszonej pandemii lub epidemii)

UWAGA: Pracownicy i studenci UW wyjeżdżający za granicę, członkowie ich rodzin oraz osoby towarzyszące mogą na okres wyjazdu, na preferencyjnych warunkach, przystąpić do ubezpieczenia kosztów leczenia i assistance poza granicami RP oraz ubezpieczenia: NNW, OC i Bagażu w STU ERGO Hestia SA, na podstawie polisy otwartej numer 436000238548. 

W celu zgłoszenia się do ubezpieczenia należy wypełnić wniosek, podpisać go (wnioski za niepełnoletnie dzieci podpisują ich rodzice) i przesłać na poniższy kontakt:
Emilia Rzeszotek, e-mail: emilia.rzeszotek@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 23 345

Oferta ubezpieczenia
Szczegóły ubezpieczenia SWU_ERGO HESTIA
Ubezpieczenie biznes&podróż
Statut Stowarzyszenia Horyzont Pro

Szczegółowe informacje na temat ubezpieczenia: strona Biura Współpracy z Zagranicą

UWAGA: Pracownik UW planujący zagraniczną podróż służbową powinien dodatkowo złożyć w Sekcji Finansowej podanie o urlop naukowy w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych, dydaktycznych lub szkoleniowych. Po powrocie pracownik, student, doktorant rozlicza się z przyznanych środków na podstawie „rachunku kosztów podróży”.

W związku z epidemią COVID-19 zasady organizacji wydarzeń na UW mogą ulec zmianie.

Przed zaplanowaniem konferencji prosimy o zapoznanie się z aktualnymi możliwościami organizacji takiego wydarzenia i zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego.

Zarządzenie nr 98 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 18 czerwca 2021 roku w sprawie funkcjonowania UW w stanie epidemii COVID-19.

  • Przed konferencją należy złożyć preliminarz kosztów konferencji
  • Informacje dotyczące możliwości rezerwacji sal na Uniwersytecie Warszawskim znajdują się na stronie Biura Ewidencji Nieruchomości.
  • Faktury za catering należy dostarczyć wraz z załącznikiem, w którym wyszczególnione będą pozycje składowe faktury (tzn. menu z określeniem liczby osób, dla których zostało przewidziane)
  • Cennik sal