Repozytorium pracownicze
Przydatne informacje dotyczące umów cywilnoprawnych:
Zgodnie z literaturą oraz orzecznictwem sądowym uznaje się, że w wyniku zawarcia umowy o dzieło powstaje tzw. zobowiązanie rezultatu. Istotą dzieła wykonawcy jest nie samo działanie, ale konkretny jego rezultat w umówionej postaci. Dzieło może mieć postać materialną lub niematerialną, musi mieć indywidualny charakter oraz odpowiadać osobistym potrzebom zamawiającego.
Wytyczne dotyczące zawierania umów cywilnoprawnych w praktyce Uniwersytetu Warszawskiego.
- Umowę cywilnoprawną sporządza się w co najmniej trzech egzemplarzach, z czego:
1) jeden egzemplarz przeznaczony jest dla strony, z którą UW zawiera umowę;
2) dwa egzemplarze przeznaczone są dla UW.
- Data zawarcia umowy nie może być późniejsza niż termin rozpoczęcia jej wykonywania.
- Do umowy zlecenia każdorazowo należy załączyć wypełnione formularze zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej, takie jak ZUS ZUA, ZUS ZZA i ZUS ZWUA. Formularze ZUS należy dołączyć w przypadku podpisania umowy – zlecenia z:
1) osobą nigdzie niezatrudnioną – ZUA i ZWUA
2) osobą zatrudnionej poza UW – ZZA i ZWUA.
Formularz ZUS ZUA – Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej
Formularz ZUS ZWUA – Wyrejestrowanie z ubezpieczeń
Formularz ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych
Uwaga: W formularzach ZUS ubezpieczony zobowiązany będzie do podania informacji o wykonywanym zawodzie. W formularzu ZUS ZUA należy wypełnić pole 01 „Kod wykonywanego zawodu” w bloku X, natomiast w formularzu ZUS ZZA należy wypełnić pole 02 ,,Kod wykonywanego zawodu” w bloku V.
Katalog kodów wykonywanego zawodu, zgodny z klasyfikacją zawodów, która określona jest przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Uwaga! Umowy zlecenia, do których wymagane są druki ZUS, należy zawierać i dostarczyć do sekcji finansowych Wydziału, co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy przez Zleceniobiorcę (muszą być wpisane daty: zawarcia umowy i okres wykonywania pracy). Od dnia rozpoczęcia pracy przez Zleceniobiorcę, UW ma 7 dni na zgłoszenie Zleceniobiorcy do ZUS.
- Do każdej umowy o dzieło wykonywanej etapami należy każdorazowo dołączyć szczegółowy harmonogram wykonywanych prac w ramach poszczególnych etapów. Do umowy o dzieło musi zostać dołączony protokół odbioru dzieła oraz specyfikacja dzieła.
- Dopuszcza się zawarcie umowy cywilnoprawnej z pracownikiem UW. Projekt umowy cywilnoprawnej zawieranej z pracownikiem UW powinien zawierać oświadczenie pracownika, że przedmiot umowy będzie wykonywany poza obowiązującym czasem pracy oraz poza zakresem obowiązków, wynikającym ze stosunku pracy. Niedopuszczalne jest zawieranie umów cywilnoprawnych o świadczenie usług lub o wykonanie dzieła z pracownikami UW przebywającymi na zwolnieniach lekarskich lub urlopach dla poratowania zdrowia.
- W umowach – zlecenia i o dzieło z pracownikami UW (jak i z emerytami zatrudnionymi nadal na UW) należy uwzględnić obowiązkowy ZUS (w wysokości 19,64% od kwoty brutto umowy), który dodatkowo obciąża koszty Wydziału.
- Do umów ze studentami do 26 roku życia nie dolicza się ZUS-u.
- Umowa z emerytem nigdzie nie zatrudnionym jest wolna od ZUS-u.
- Rachunek do umowy należy dostarczyć do sekcji finansowej nie wcześniej niż ostatniego dnia zakończenia pracy. Przed datą zakończenia pracy rachunki nie będą przyjmowane do realizacji.
- W przypadku zawierania umowy z podmiotem zamieszkałym lub mającym siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej do umowy załącza się certyfikat rezydencji.
- Umowy należy zawierać wyłącznie w języku polskim, zasada ta dotyczy także wystawionych rachunków. Tłumaczenia udostępnione są jedynie w celu ułatwienia osobom obcojęzycznym zapoznania się z treścią podpisywanych dokumentów.
Wzory umów dostępne są na dysku
Wyjazdy krajowe rozliczane są po powrocie na podstawie:
- Wypełnionego polecenia wyjazdu służbowego: druk
- Faktur wystawionych na dane UW:
Uniwersytet Warszawski
Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66
UWAGA: Termin na rozliczenie wyjazdu upływa 14 dni po powrocie.
W ramach rozliczenia wyjazdu krajowego można rozliczyć:
- Dojazdy
Zakup biletów:
Bilety na połączenia krajowe kupowane są przez pracowników naukowych we własnym zakresie. Bilety należy zachować do rozliczenia. Poniesione koszty zostaną zwrócone wraz z pozostałymi wydatkami rozliczanymi delegacją.
Rozliczenie:
Do rozliczenia potrzebne będą bilety kolejowe lub autobusowe, (ewentualnie faktury za zakup biletów). Jeśli bilety zostały opłacone przelewem, należy dołączyć potwierdzenie przelewu.
Rozliczenie dojazdu własnym samochodem jest możliwe wyłącznie po podpisaniu umowy o użytkowaniu pojazdu prywatnego do celów służbowych, wzór umowy i przedstawieniu ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówka.
Uwaga: Pracownicy kierujący pojazdami służbowymi oraz pracownicy występujący o zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych zobowiązani są do wykonania dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy.
Zarządzenie Rektora UW nr 61: https://www.monitor.uw.edu.pl/Lists/Uchway/Attachments/4200/M.2017.239.Zarz.61.pdf
- Noclegi
Do rozliczenia noclegów potrzebna jest faktura wystawiona na dane Uniwersytetu Warszawskiego. Istnieje również możliwość rozliczenia noclegu ryczałtem. Wysokość ryczałtu wynosi 67,50zł/noc. - Diety
Wysokość diety wynosi 45zł/dzień. Pełna dieta jest wypłacana wyłącznie wtedy, gdy ani organizator konferencji, ani hotel nie zapewnia posiłków. Jeżeli posiłki były zapewnione, dieta ulega zmniejszeniu o 11,50 zł w przypadku śniadań i kolacji, o 22,50 zł w przypadku obiadów.
UWAGA: Informację dotyczącą posiłków należy umieścić na dole druku delegacji (nie ma na to specjalnie przygotowanego miejsca).
- Ryczałt komunikacyjny
W przypadku korzystania z przejazdów komunikacją publiczną w miejscu delegacji, przysługuje ryczałt w wysokości 9zł/dzień. Do jego rozliczenia nie są potrzebne żadne dokumenty. - Opłata konferencyjna
Podstawą do rozliczenia opłaty konferencyjnej jest faktura wystawiona na dane Uniwersytetu Warszawskiego. Jeżeli dokument nie został dostarczony wcześniej, należy ją dołączyć do wypełnionej delegacji, na której na dole druku należy umieścić informację o chęci otrzymania zwrotu na konto. Pracownicy nieetatowi (współpracujący w oparciu o umowę zlecenie lub dzieło), studenci oraz doktoranci powinni wpisać także swój numer konta.
Szczegółowe informacje dotyczące podróży zagranicznych: strona Biura Współpracy z Zagranicą UW
Wyjazdy zagraniczne rozliczane są na podstawie wniosku wyjazdowego DRUK
Zakup biletów i usługi wizowania
W wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego Uniwersytet Warszawski zawarł umowę z firmą WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k. Od 18 grudnia 2023 r. do 18 grudnia 2025 r. (lub do wyczerpania kwoty wymienionej w umowie) zakupu biletów lotniczych komunikacji krajowej, międzynarodowej i zagranicznej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej i zagranicznej oraz usługi wizowania paszportów należy dokonywać wyłącznie za pośrednictwem firmy WhyNotTravel.
Więcej informacji: http://bwz.uw.edu.pl/
Zlecenie zakupu biletu druk
Zlecenie zakupu biletu tania linia lotnicza druk
UBEZPIECZENIE
Od 1 sierpnia pracownicy, doktoranci i studenci Uniwersytetu Warszawskiego delegowani i kierowani za granicę mogą zostać objęci (bezpłatnie) ubezpieczeniem kosztów leczenia i assistance. UW zawarł umowę w tym zakresie z Towarzystwem Ubezpieczeń Wzajemnych Polskim Zakładem Ubezpieczeń Wzajemnych (TUW PZUW). Warunki ubezpieczenia oraz procedura zgłoszenia do ubezpieczenia zostały opisane w piśmie, dostępnym pod adresem: https://www.uw.edu.pl/wp-
W celu objęcia ochroną ubezpieczeniową Kosztów Leczenia i Assistance osoby wyjeżdżającej służbowo / kierowanej z UW za granicę należy przed wyjazdem przekazać na adres mailowy podroze.sluzbowe@uw.edu.pl zgłoszenie do ubezpieczenia zawierające następujące dane dotyczące osoby wyjeżdżającej: imię i nazwisko, dzień wyjazdu i dzień powrotu do kraju, kraj docelowy wyjazdu oraz dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego.
Pracownicy i studenci UW wyjeżdżający za granicę, członkowie ich rodzin oraz osoby towarzyszące mogą na okres wyjazdu, na preferencyjnych warunkach, przystąpić do dodatkowego ubezpieczenia kosztów leczenia i assistance poza granicami RP oraz ubezpieczenia: NNW, OC i Bagażu w STU ERGO Hestia SA, na podstawie polisy otwartej numer 436000238548.
W celu zgłoszenia się do ubezpieczenia należy wypełnić wniosek podpisać go (wnioski za niepełnoletnie dzieci podpisują ich rodzice) i przesłać na poniższy kontakt:
Leonard Pilipczuk, firma brokerska Mentor SA, e-mail: mentorlu@mentor.pl, tel. +48 502 027 630
Szczegóły ubezpieczenia SWU_ERGO HESTIA
Statut Stowarzyszenia Horyzont Pro
Szczegółowe informacje na temat ubezpieczenia:
strona Biura Współpracy z Zagranicą
UWAGA: Po powrocie pracownik, student, doktorant rozlicza się z przyznanych środków na podstawie „rachunku kosztów podróży”.
- Przed konferencją należy złożyć preliminarz kosztów konferencji
- Informacje dotyczące możliwości rezerwacji sal na Uniwersytecie Warszawskim znajdują się na stronie Biura Ewidencji Nieruchomości.
- Faktury za catering należy dostarczyć wraz z załącznikiem, w którym wyszczególnione będą pozycje składowe faktury (tzn. menu z określeniem liczby osób, dla których zostało przewidziane)
- Cennik sal
- Zmiany w regulaminie:
Akty Prawne:
https://bsp.adm.uw.edu.pl/akty-prawne/
Druki do pobrania dla pracowników UW:
https://bsp.adm.uw.edu.pl/bsp-druki-do-pobrania/
Regulamin pracy na UW
Zasady planowania i rozliczania pensum
Zasady ogłaszania i prowadzenia konkursów na Wydziale Socjologii UW
Regulaminu Wynagradzania na Uniwersytecie Warszawskim
Zarządzenie Rektora UW ws. określenia trybu, zasad i kryteriów oceny okresowej
Kryteria oceny w konkursach na stanowiska adiunktów badawczo-dydaktycznych
Informacje o dofinansowaniu zakupu okularów korygujących lub soczewek kontaktowych.
Pracownikom, którzy mają stwierdzoną przez lekarza medycyny pracy konieczność pracy w okularach korekcyjnych oraz wykonują pracę przed monitorem komputera co najmniej 4 godziny dziennie, raz na 4 lata przysługuje dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych w wysokości 500 zł.
Jak uzyskać dofinansowanie?
- Zgłosić się do Biura Dziekana po skierowanie do lekarza medycyny pracy.
- Uzyskać zaświadczenie lekarskie dotyczące konieczności noszenia okularów w pracy.
- Do Sekcji Finansowej należy dostarczyć fakturę wystawioną na dane imienne pracownika oraz oryginalne zaświadczenie od lekarza medycyny pracy.
- Zwrot środków nastąpi przelewem na konto bankowe zadeklarowane do wypłat wynagrodzenia za pracę.
PROCEDURA ROZLICZANIA WYNGARODZEŃ DLA RESPONDENTÓW
Na etapie planowania badania prosimy o kontakt z pracownikiem sekcji finansowej p. Kamilą Nowak nowakk@is.uw.edu.pl
Procedura ma zastosowanie wyłącznie do:
- do badań prowadzonych na terytorium RP;
- do osób, które są rezydentami RP (posiadają adres zamieszkania w Polsce oraz numer PESEL lub NIP) i nie są pracownikami UW;
- do osób których tożsamość jest ujawniona oraz w przypadku badań anonimowych;
- do wypłaty wynagrodzeń w formie pieniężnej oraz rzeczowej (np. bony);
- przy maksymalnej kwocie wypłaty wynagrodzenia brutto 200 zł dla jednej osoby (brutto oznacza wynagrodzenie netto wypłacone osobie badanej powiększone o należny podatek dochodowy od osób fizycznych). W takim przypadku wynagrodzenie nie jest objęte informacją PIT-11. Jednakże kwoty wynagrodzeń brutto osób badanych muszą być ujęte w projekcie oraz mieścić się w jego budżecie.
UWAGA: Wartość bonu stanowi kwotę netto, którą należy powiększyć o wartość podatku.
- Uczestnictwo danej osoby w badaniu odbywa się na podstawie wzajemnych ustaleń stron, a potwierdzeniem zawarcia umowy w tym zakresie jest Załącznik nr 1 do niniejszej procedury. Kierownik projektu przekazuje oświadczenie uczestnikowi badania i uzyskuje zgodę na udział w badaniu. Wpisanie uczestnika na listę wypłat jest potwierdzeniem wyrażenia zgody przez uczestnika na udział w badaniu.
- W przypadku, gdy ze względu na charakter badań niezbędne jest zachowanie anonimowości osób badanych, kierownik projektu podpisuje oświadczenie stanowiące Załącznik nr 2 do niniejszej procedury.
- Przed rozpoczęciem badania kierownik projektu występuje do Dziekana z prośbą o zasilenie rachunku bankowego wyodrębnioną dla danego projektu kwotą przeznaczoną na wypłaty wynagrodzeń (netto dla osób badanych). Załącznik nr 3 do niniejszej procedury.
- Wynagrodzenie wypłaca się osobie uczestniczącej w badaniu w formie przelewu krajowego, elektronicznej wypłaty gotówki lub w formie rzeczowej (np. bonu) na podstawie listy wypłat wynagrodzeń przygotowanej przez kierownika projektu, Załącznik nr 4 do niniejszej procedury.
- W uzasadnionych przypadkach, za zgodą Kwestora kierownik projektu może wypłacić respondentom wynagrodzenie za udział w badaniu ankietowym w gotówce, na co może otrzymać zaliczkę (wypłaconą w formie przelewu na jego rachunek bankowy lub w formie elektronicznej wypłaty gotówki).
BRAK MOŻLIWOŚCI ANGAŻOWANIA ŚRODKÓW PRYWATNYCH NA WYPŁATY DLA OSÓB BADANYCH.
- Kierownik projektu dostarcza do sekcji finansowej wydziału listę wypłat oraz jej wersję elektroniczną sporządzoną w Exelu zgodnie z Załącznikiem nr 4 , która uwzględnia osoby przebadane w danym miesiącu, do końca miesiąca w którym badanie zostało przeprowadzone. W przypadku badań anonimowych na liście w kolumnie „Imię i nazwisko” należy wpisać np. Respondent 1, Respondent 2.
- Wynagrodzenia osobom badanym zostaną wypłacone do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym badanie zostało przeprowadzone o ile zostaną dotrzymane terminy przekazania list.
- Oświadczenia, o których mowa w pkt 2 i 3 są archiwizowane przez wydział wraz z dokumentacją projektu.
Załącznik nr 1 Oświadczenie uczestnika badania
Załącznik nr 2 Oświadczenie kierownika projektu
Załącznik nr 3 Prośba o zasilenie rachunku bankowego
Załącznik nr 4 Lista wypłat wynagrodzeń
Załącznik nr 6 Oświadczenie osoby biorącej udział w badaniu ankietowym w celu przygotowania informacji IFT-1R
Komisja ds. Etyki Badań Naukowych
prof. dr hab. Mirosława Marody Przewodnicząca
Dr Sylwia Urbańska
Dr Karol Muszyński
Wniosek o wydanie opinii Komisji ds. Etyki Badań Naukowych w sprawie zgodności projektu badania naukowego z zasadami etycznymi
druk do pobrania (plik edytowalny)
Ethics in Social Science and Humanities
Zasady działania Komisji ds. Etyki Badań powołanej przez Radę Wydziału Socjologii UW